「所以你到底要說什麼？」
「你給我準備這什麼東西！」
「別再說了，時間交給別人吧。」
報告還沒結束，就聽到類似上面的話，這是不少職場人士的慘痛回憶。您，也有這樣的經驗嗎？
我們常聽到某些朋友需要向老闆、甚至許多單位進行會議報告，但又不知怎麼做才能免於出包、甚至挨罵。Happy Run 團隊在此整理幾個「避免踩雷」的注意事項給大家：
一、確認有多少報告時間
不是每場會議、每段報告都有很充足的時間能進行。假設這場會一共只打算開三十分鐘，結果一個報告就佔掉二十分鐘的話，絕對會讓人皺眉頭。所以事先問清楚「我有多少時間」，是非常重要的必備條件。
二、以器材輔助時請先測試
某些會議或報告會輔以電腦、投影機、音響等設備進行，甚至有用手機就能操作的場面。但無論哪一種，記得都要事先進行測試。因為就算設備都是最先進的，有時候就是會發生不相容、或容易出包的狀況，不可不慎。
三、不要猛盯資料
有些人可能不習慣上台報告，導致一開始就猛盯手上或電腦的資料。但這容易讓聆聽的參與者感到不被尊重，此時準備再充足也可能被扣分。適時將視線轉向現場其他人，讓對方覺得「有重視我的感受」，這才是進行會議報告的基本禮貌。
四、開場與鋪陳不要太久
如果報告時間只有五分鐘，卻花了三分鐘自我介紹與鋪陳，會讓人覺得這根本是來打混的。除非有很豐富的簡報經驗、懂得抓現場節奏，否則使用清楚扼要的自我介紹與開場，還是最保險的方式。
五、快速提及結論的優點與缺點
可報告時間不長、或對方特別忙碌的時候，一開始就破題講結論與簡短說明原因，是較好的方式。點到「做了有什麼好處」與「不做有什麼風險」，是最重要的步驟。
六、有投影片時，畫面不要擠太多資料
無論使用 PPT、Keynote，還是這兩年越來越流行的 Canva，請記得除非能確定對方看投影片的喜好，否則還是盡量避免「一頁擠一堆資料」的狀況。尤其有圖表又有一堆字的狀況，容易讓人視覺疲勞，再好的內容也可能讓效果打折。把文字精簡成重點、圖表放大、甚至進行分頁處理，都是更好的做法。
七、線上報告時，特別注意語氣和表情
由於越來越多人在家工作、或遠距不便碰面等因素，某些會議可能採線上進行。但線上的報告很難看到肢體語言，只能以話語和表情判斷，因此「用對的語氣把話說清楚」和「適時讓表情有所變化」，都在此時顯得更為重要。
會議與報告的目的，應該是達到更高的效率、使任務更加順利，而非讓自己倒過來被質疑甚至責罵。在不確定能加多少分以前，至少請先做到不要被扣分，這樣才能穩穩地在職場之路繼續前進喔！
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