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拒絕踩雷!會議報告七大不被扣分秘笈


「所以你到底要說什麼?」

「你給我準備這什麼東西!」

「別再說了,時間交給別人吧。」


報告還沒結束,就聽到類似上面的話,這是不少職場人士的慘痛回憶。您,也有這樣的經驗嗎?


我們常聽到某些朋友需要向老闆、甚至許多單位進行會議報告,但又不知怎麼做才能免於出包、甚至挨罵。Happy Run 團隊在此整理幾個「避免踩雷」的注意事項給大家:


一、確認有多少報告時間

不是每場會議、每段報告都有很充足的時間能進行。假設這場會一共只打算開三十分鐘,結果一個報告就佔掉二十分鐘的話,絕對會讓人皺眉頭。所以事先問清楚「我有多少時間」,是非常重要的必備條件。


二、以器材輔助時請先測試

某些會議或報告會輔以電腦、投影機、音響等設備進行,甚至有用手機就能操作的場面。但無論哪一種,記得都要事先進行測試。因為就算設備都是最先進的,有時候就是會發生不相容、或容易出包的狀況,不可不慎。


三、不要猛盯資料

有些人可能不習慣上台報告,導致一開始就猛盯手上或電腦的資料。但這容易讓聆聽的參與者感到不被尊重,此時準備再充足也可能被扣分。適時將視線轉向現場其他人,讓對方覺得「有重視我的感受」,這才是進行會議報告的基本禮貌。


四、開場與鋪陳不要太久

如果報告時間只有五分鐘,卻花了三分鐘自我介紹與鋪陳,會讓人覺得這根本是來打混的。除非有很豐富的簡報經驗、懂得抓現場節奏,否則使用清楚扼要的自我介紹與開場,還是最保險的方式。


五、快速提及結論的優點與缺點

可報告時間不長、或對方特別忙碌的時候,一開始就破題講結論與簡短說明原因,是較好的方式。點到「做了有什麼好處」與「不做有什麼風險」,是最重要的步驟。


六、有投影片時,畫面不要擠太多資料

無論使用 PPT、Keynote,還是這兩年越來越流行的 Canva,請記得除非能確定對方看投影片的喜好,否則還是盡量避免「一頁擠一堆資料」的狀況。尤其有圖表又有一堆字的狀況,容易讓人視覺疲勞,再好的內容也可能讓效果打折。把文字精簡成重點、圖表放大、甚至進行分頁處理,都是更好的做法。


七、線上報告時,特別注意語氣和表情

由於越來越多人在家工作、或遠距不便碰面等因素,某些會議可能採線上進行。但線上的報告很難看到肢體語言,只能以話語和表情判斷,因此「用對的語氣把話說清楚」和「適時讓表情有所變化」,都在此時顯得更為重要。


會議與報告的目的,應該是達到更高的效率、使任務更加順利,而非讓自己倒過來被質疑甚至責罵。在不確定能加多少分以前,至少請先做到不要被扣分,這樣才能穩穩地在職場之路繼續前進喔!



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