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我不是負責人,對方卻找我談,怎麼辦?



樂樂:最近好煩,廠商一直來拗我。

阿駿:拗你什麼?

樂樂:就新專案啊,廠商得不到想要的條件,就一直找我講。

阿駿:等等,我記得這專案妳並不是窗口啊,那妳怎麼回的?

樂樂:我說,這個我覺得其實可以怎樣怎樣,會再看看有什麼辦法解決。

阿駿:妳好糊塗,除了得到正式授權的窗口以外,其他人絕對不能做任何承諾。公務上的言行會影響到公司利益,萬一廠商說妳有答應什麼事,最後造成公司損失的話,妳就吃不完兜著走了!


所有職場人士都應該記得:商務往來,以正式管道溝通是最有保障的方式,就公司而言,正式溝通管道就是有被授權、可往來的窗口。然而有時候還是會遇到對方不找窗口、改找其他參與者溝通的狀況,這時候被找上的人又該怎麼辦呢?Happy Run 提供以下幾個重點,希望大家一定要記起來:


  1. 再次聲明正式的溝通管道

  2. 表明自己沒有決策的權利

  3. 絕對不做任何承諾或保證

  4. 儘速把對方傳達的內容告知正式窗口與決策者

  5. 若有相關信件或訊息,務必全數保留,轉寄信件、或提供完整訊息截圖給公司 (最後兩點尤其重要,要證明自己沒有私下溝通運作)

千萬不要忘記,公事上自己的角色就代表公司的一部分,別因為對方釋出善意與表達信任,就失去應該有的界線。否則一旦出事,不僅對方不會出手救你,還可能失去工作、甚至扛下法律責任,不可不慎喔。



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